Descrição
Planilha Comercial: Pipeline de vendas
Melhore a sua estratégia comercial gerenciando seus leads de forma inteligente e eficaz com esta planilha de pipeline que simplifica o acompanhamento e análise das suas vendas.
Então vamos começar com um ditado bem conhecido: ‘Não se gerencia o que não se mede’, certo? Porém, apesar de parecer bastante óbvio, muita gente deixa isso de lado e é engolido pela complexidade de gerenciar as vendas no dia a dia. Assim, para tornar tudo isso mais simples, criamos não apenas uma planilha, mas sim uma ferramenta completa de gestão.
Desenvolvemos esta planilha utilizando as fórmulas mais recentes do Microsoft Excel 365® tornando-a pronta para uso e disponível para download por um custo de aquisição baixíssimo. Por isso ela é o modelo ideal para analisar suas oportunidades de negócio, ela oferece uma interface intuitiva e amigável, juntamente com funcionalidades avançadas. Além disso, o controle sobre o processo de vendas capacita você para tomar decisões estratégicas, otimizar suas vendas e impulsionar seu sucesso na área comercial.
Quem se beneficia com esta planilha: analistas ou representantes comerciais que desejam otimizar seu processo de vendas e acompanhar de forma mais eficiente o desempenho de suas atividades.
Importante: este é um modelo de planilha para controle de oportunidades, portanto não deve ser confundido com as planilhas de controle ou de cadastro de clientes.
Tela de Configurações
Pensamos na Planilha de Pipeline de Vendas para que você possa editar cada detalhe e visualizar apenas o que realmente importa para o seu negócio. Assim é fácil acompanhar os indicadores que têm mais importância para você.
Categorias:
Ao todo são 6 categorias que você pode personalizar de acordo com o seu negócio ou empresa em que atua. Além disso, você deve editar cada categoria, em formato de lista, preparando os dados para usar na tabela de cadastro de leads, e também para trazer as informações mais importantes no seu painel de indicadores.
1. A Origem do lead:
De onde estão chegando as oportunidades para você ou para o seu time trabalhar? Elas podem vir de campanhas de e-mail marketing, mídia social, pesquisas online, eventos, ou qualquer outro meio. Na planilha de pipeline de vendas, você pode personalizar a entrada destes dados para refleti-los em seus indicadores.
2. O Status:
Qual o momento atual das oportunidades potenciais de sua base? Pode ser um lead novo, ou uma negociação mais avançada, em fase de propostas, por exemplo. Direto na planilha, você decide como classificar e quais são as fases da negociação que quer visualizar.
3. O Porte:
Os seus clientes são pessoas, são pequenos negócios, são médias empresas, ou são companhias consolidadas no mercado? Se para você esta é uma informação importante, então você precisa gerenciar estes dados e inclusive criar novas classificações para seus clientes, ao fazer isso seus indicadores vão refletir as oportunidades do seu cenário atual.
4. O Estágio:
Um lead pode ser novo, mas você ou alguém do seu time já entrou em contato? Alguém buscou e obteve alguma informação relevante sobre o avanço da negociação? Ou a oportunidade está perdida no meio de tantas outras? Então isto também precisa fazer parte dos seus indicadores, você precisa gerenciar estas informações. Na planilha de pipeline de vendas você poderá decidir quais são os estágios em que cada oportunidade está, e assim saber o que fazer para não perder nenhuma venda.
5. A Temperatura:
Não seria interessante saber quais são as oportunidades que estão prestes a fechar? Imagine que, com estes dados em mãos, você pode tomar alguma ação para acelerar aquela venda e bater a sua meta do mês. Então este é outro dado que você precisa gerenciar, e você pode fazer isso de forma personalizada. Por outro lado, talvez quente, morno e frio não sejam suficientes para você, então faça adaptações para a sua realidade.
6. O Produto:
O que você vende? Sonhos, oportunidades, negócios? Produto físico, software, serviço? Você pode cadastrar qualquer produto nesta lista. Claro que, aqui é importante lembrar: grupos ou categorias de produtos ou serviços, de forma resumida fazem mais sentido para visualização dos KPIs (os seus indicadores) que falaremos mais adiante.
Tela de Cadastro de Oportunidades [Leads]
Finalizada a configuração da planilha, é hora de começar a cadastrar suas oportunidades de negócio. Esta é a etapa que envolve o trabalho do dia a dia de um bom representante comercial, por isso e é nesta etapa que boa parte do trabalho se desenvolve.
Divisão do Cadastro:
Para facilitar o entendimento e a manipulação da planilha no dia a dia, a tabela pode ser dividida em 4 tipos de dados: dados cadastrais, informações de contato, informações de vendas e ajustes/validação de erros. Porém esta não é uma divisão vísivel na tabela, é apenas um agrupamento feito aqui para facilitar a compreensão do modelo. Vamos entender melhor cada grupo.
Portanto, visando garantir a segurança, a confiabilidade dos dados, e que as informações sejam lidas nos painéis, alguns campos são configurados para que neles entrem somente os dados cadastrados nas listas do passo anterior.
Dados cadastrais
Aqui estão os dados mais importantes sobre seu cliente em potencial.
-ID: número do lead que pode ser de algum sistema interno, ou qualquer tipo de código que faça sentido para sua empresa.
-Origem do Lead: aqui o usuário deve selecionar a origem do lead escolhendo um item da lista já previamente configurada.
-Data de entrada: em formato de data (dd-mmm-aaaa), aqui você deve ser inserir a data do momento em que esta oportunidade foi criada.
-Status: aqui o usuário deve escolher um dos status cadastrados no passo anterior.
-Porte: o porte também é um item de lista, que o usuário deve escolher de acordo com o cadastro.
-Cidade: este campo texto é de preenchimento livre e o usuário pode incluir a cidade onde o lead está localizado.
-Estado: neste campo você deve ser escolher um item da lista dos Estados, por padrão estão cadastrados os 27 Estados do Brasil.
Informações de contato
Aqui estão as informações de contato para comunicação com seu potencial cliente.
-Contato: aqui é o campo específico para o nome da principal pessoa com quem está sendo feito o contato e toda a negociação da oportunidade.
-Telefone: dados de telefone (ou whatsapp) para entrar em contato com o seu cliente.
-E-mail: este campo também é livre, porém sabemos que a informação do e-mail é crucial para contatos futuros e negociação.
Informações de vendas
Aqui estão as informações sobre a oportunidade [lead].
-Temperatura: esta também é uma informação da lista cadastrada no passo anterior que indica a proximidade de fechamento do negócio.
-Data estimada de fechamento: este é um campo livre, porém em formato de data (dd-mmm-aaaa) onde o analista ou representante comercial deve informar uma data futura de
fechamento, para oportunidades em andamento, ou uma data no passado, em caso de oportunidades encerradas.
-Produto: no campo de produto, o usuário também escolhe um item da lista cadastrada. Algumas empresas possuem uma gama enorme de produtos, neste casos é fundamental criar agrupamentos, ou categorias para facilitar o entendimento dos dados nos painéis. Afinal, o Produto é o que você entrega para seu cliente e pode ser um serviço, um bem, um material, ou qualquer outra coisa que se encaixe nesta definição.
-Valor estimado: aqui entra a informação que talvez seja a mais relevante de todas: qual a expecativa de faturamento com o negócio? Enquanto está em negociação, não deve existir a necessidade de se informar um número exato, porém é importante que seja um valor realista e aproximado para que, nos indicadores, você tenha informações mais precisas e possa tomar decisões mais informadas.
Ajustes de Preenchimento e Validações de Erros
Além das fórmulas de ajustes, nestas colunas estão mapeados os possíveis erros no preenchimento dos dados. As fórmulas são replicadas automaticamente a cada linha adicionada na tabela, e, portanto, não devem ser editadas.
-Mês de entrada: extrai o mês de entrada da oportunidade;
-Ano Entrada: extrai o mês de entrada da oportunidade;
-Mês Fechamento: extrai o mês de fechamento da oportunidade;
-Dias vida lead: calcula o tempo de vida da oportunidade;
-Vida do lead: classifica a oportunidade de acordo com o tempo de vida;
-Valida data: valida se a data de fechamento é posterior à data de entrada do lead;
Pipeline de Vendas: edite a sua nova ferramenta de trabalho!
Assim que fizer o download, é importante preparar sua planilha para trabalhar os seus dados. Preparamos a tabela preparada para contemplar os itens que atendem a área comercial da maioria das empresas. Porém, alguma coluna pode não fazer sentido para você, ou então pode ser que falte alguma coluna importante para seu negócio. Com algum conhecimento básico de excel, nestes casos você mesmo pode editar, incluir ou excluir colunas. Mas não deixe de entrar em contato caso preciso de algum personalização mais específica.
Pipeline de Vendas: os seus principais indicadores (KPIs)
Quando todos os seus dados estiverem prontos, você poderá explorar seus dados de forma visual. O painel ‘Análise de Leads e Performance de Vendas’ trará algumas informações relevantes para melhorar sua visão e a sua performance nas vendas.
Interatividade: filtros na tela
Para analisar melhor os seus dados você pode controlar o que deseja ver: alguns objetos de segmentação de dados foram adicionados e, ao clicar nos botões, todos os gráficos são atualizados automaticamente. Logo, por padrão, o gráfico exibe todos os itens sem filtros:
-Status N1: você escolhe se quer ver informações sobre as oportunidades ativas (em andamento) ou as oportunidades inativas (ganhas ou perdidas).
-Porte: filtre aqui se quiser separar apenas oportunidades dos seus clientes que sejam Grandes Empresas, ou Médias Empresas.
-Ano: filtre aqui se quiser ver oportunidades que chegaram em um ano específico;
-Mês: filtre aqui se quiser ver oportunidades que chegaram em um mês específico;
Painel 1.0: Análise de Leads e Perfomance de Vendas
No primeiro painel, além dos cartões com os grandes números (valor total das oportunidades e o ticket médio) foram selecionados 4 gráficos interativos com informações relevantes para seu negócio.
Funil de Vendas
O gráfico exibe, em cada barra, o valor total das oportunidades por estágio (fases) da negociação. Assim é possível identificar facilmente, de forma visual, quais fases possuem o maior volume de oportunidades a serem trabalhadas.
Temperatura
Este gráfico mostra o valor e a quantidade de oportunidades por temperatura, assim fica fácil identificar as oportunidades que estão mais próximas ou mais distantes do fechamento.
Produtos
O gráfico é formado por quadros com a proporção do valor das oportunidades por tipo de produto que está sendo negociado. Alguns produtos podem ter uma penetração/venda mais facilitada do que outro, portanto este indicador pode ser fundamental para a tomada de decisões sobre suas vendas.
Fechamento de Vendas por mês
Aqui as informações de quantidade e valor das oportunidades são distribuídas em uma linha do tempo, possibilitando analisar o período em que as oportunidades foram fechadas (quando são filtrados os leads inativos), ou permite ainda visualizar o volume de oportunidades que podem virar negócio ao longo dos próximos meses. Então com este indicador é possível se antecipar com ações para o atingimento de suas metas de vendas.
No segundo painel, além dos mesmos cartões com os grandes números, há outros 4 gráficos interativos com informações relevantes para seu negócio.
Horário de Suporte: Segunda à sexta-feira das 18:00 às 23:00 (Horário de Brasília)
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